Upphandling

Vem kontrollerar att en upphandlande myndighet (förening, organisation) följer reglerna i sitt anbudsunderlag, att det ej är så snävt skrivet att det riktar sig till bara ett par  anbudsgivare (eller en som man redan vet), och att man skriver ett avtal baserat på det underlaget som anbudsunderlaget säger, att man ej gör ett avtal som stämmer överens med det?

Tack för din fråga till Konkurrensverket.

Konkurrensverket är tillsynsmyndighet över upphandlande myndigheter i Sverige. Upphandlingsregleverket föreskriver hur inköpsprocessen hos en upphandlande myndighet ska gå till. Regelverket föreskriver att upphandlingar ska ske likabehandlande, icke- diskriminerande, proportionerligt, transparent och med ömsesidigt erkännande. Läs gärna mer om de grundläggande principerna här.

Den leverantör som anser att en upphandlande myndigheten har överträtt upphandlingsregleverket kan ansöka om överprövning av upphandlingen hos förvaltningsrätten. Upphandlingen måste inte ha avslutats för att en leverantör ska kunna ansöka om överprövning och det krävs inte att leverantören har lämnat in ett anbud i upphandlingen. Läs gärna mer om överprövning här.

Upphandlingslagstiftningen reglerar i princip uteslutande hur inköpsprocessen ska gå till. Det är civilrättsliga och avtalsrättsliga principer som reglerar förhållandet mellan den upphandlande myndigheten och leverantören inom ramen för kontraktet. För dessa regler är Konkurrensverket inte tillsynsmyndighet.

Måste man efterannonsera alla direktupphandlingar efter 1 januari 2021? Det skulle vara intressant att höra hur ni som tillsynsmyndighet gör.

Reglerna om efterannonsering i 19 kap. är numera i princip
identiska med de som gäller för upphandling som ska genomföras enligt de
direktivstyrda delarna. Det innebär att alla kontrakt som tilldelats genom
direktupphandlingar enligt gällande rätt ska efterannonseras. Det kanske inte
var regeringens avsikt eftersom det redan nu ligger ett förslag om
efterannonsering från 100 000 kronor.  

Vi kommer själva att göra vårt bästa för att efterannonsera i enlighet med gällande rätt och försöker hitta rutiner för att fånga upp så mycket som möjligt på enklaste sätt. Eftersom vi håller det som mycket troligt att lagstiftningen kommer att förändras kommer vi inte prioritera frågan i vår tillsyn.

Kan en kommun (eller myndighet) ha ett "löpande avtal" på tex ett it-baserat verksamhetssystem som t ex omsorgssystem eller ekonomisystem som förlängs 1 år i sänder fram tills att någon part säger upp avtalet. Den typen av system är oftast uppbyggda med en engånslicens och ett införandeprojekt. Efter det utgår endast en årlig avgift på support & underhåll!

Det finns inte så många bestämmelser om avtalslängd i upphandlingsregelverket. Enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) får ramavtal inte gälla längre än fyra år om det inte finns särskilda skäl till varför avtalet ska vara längre. När det gäller avtal som inte är ramavtal är det inte närmare reglerat hur långt ett avtal får vara, men det måste finnas en slutpunkt. Man kan alltså inte ha ett tillsvidareavtal som automatiskt löper på tills det sägs upp.

Beroende på avtalsföremålet kan det i ett enskilt fall finnas en gräns för hur långt ett avtal kan vara och fortfarande vara proportionerligt, men det får man avgöra från fall till fall.

Det finns också en bestämmelse i LOU som säger att om det bara finns en leverantör som kan tillhandhålla det den upphandlande myndigheten behöver så kan myndigheten direktupphandla av den leverantören. Det kan vara tillämpligt i fall som det du beskriver - där en myndighet har ett IT-system som man behöver köpa service och underhåll till, och tillverkaren (t.ex.) av systemet har ensamrätt och är den enda som kan utföra det arbetet.

Det kan fungera bra att direktupphandla i sådana fall, men man kan också hamna i en situation där leverantören helt själv kan bestämma priset och ge myndigheten ett ofördelaktigt avtal eftersom myndigheten inte kan konkurrensutsätta arbetet. Därför är det viktigt att man, när man t.ex. ska upphandla ett IT-system, tänker igenom hur upphandlingen ska göras och vilka villkor man ska ställa på rättigheter m.m. så att man inte sätter sig i en oönskad inlåsning till en viss leverantör.

Om du vill läsa mer om upphandling av IT och inlåsningseffekter så har Konkurrensverket beställt en uppdragsforskningsrapport på ämnet, som du hittar på vår webbplats.

Har jag som privatperson rätt att ta del av dokument kopplade till en offentlig upphandling?

Eftersom jag är lite osäker på vilka typer av handlingar som du vill ta del av i samband med en upphandling, så lämnar jag det långa svaret.

För alla statliga myndigheter, kommuner och landsting samt kommunala och landstingsägda bolag gäller offentlighetsprincipen. Statliga bolag omfattas normalt sett inte av offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen följer av 2 kap. tryckfrihetsförordningen (TF) och innebär att var och en ges rätt att ta del av allmänna handlingar såvida inte begränsningar föreligger till följd av offentlighets- och sekretesslagen. Vad som är att anse som ”allmän handling” framgår av 2 kap. Tryckfrihetsförordningen. Begreppet handling innefattar varje informationsinnehåll hos myndigheten som fixerats på något slags medium, oavsett vilken form det än framträder. För att handlingen ska vara allmän krävs att den förvaras hos myndigheten och är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndigheten. Handlingar blir allmänna när de nått ett sådant handläggningsstadium att de ska betraktas som ”allmänna”. En allmän handling är antingen offentlig eller föremål för sekretess (hemlig). Handlingen kan bara vara föremål för sekretess och hållas hemlig om det finns uttryckligt stöd för detta i någon av offentlighets och sekretesslagens bestämmelser. I annat fall är handlingen offentlig och ska lämnas ut.

Som du säkert känner till så råder som huvudregel vid offentlig upphandling absolut sekretess fram till dess att alla anbud offentliggjorts, beslut om tilldelningsbeslut fattats eller när myndigheten avslutar upphandlingen på annat sätt, t.ex. avbryter den (19 kap. 3 § andra stycket OSL). Efter den tidpunkt då tilldelningsbeslut fattats eller alla anbud offentliggjorts, omfattas samtliga handlingar rörande upphandlingar av de vanliga reglerna om handlingars offentlighet och sekretess. Det innebär att offentlighetsprincipen som huvudregel gäller för uppgifter i sådana handlingar, d.v.s. att var och en har rätt att ta del av dem.

Om någon begär ut handlingar i ett upphandlingsärende, är den upphandlande myndigheten skyldig att skyndsamt pröva om sekretess gäller för vissa uppgifter i handlingarna. Så kan vara fallet bl.a. om det kan antas att det allmänna lider skada (19 kap. 3 §, 19 kap. 1 § OSL) om uppgifterna röjs eller om den upphandlande myndigheten har särskild anledning att anta att en enskild leverantör lider skada (31 kap. 16 § OSL) om uppgifterna röjs. Förhållandena i det enskilda fallet ligger till grund för den upphandlande myndigheten/enhetens bedömning huruvida utkrävd handling eller viss del av handlingen ska omfattas av sekretess eller ej. Detta är ytterst en bedömning som den upphandlande myndigheten/enheten själv måste göra. Ett beslut om att inte lämna ut en uppgift i en handling i ett upphandlingsärende kan överklagas till kammarrätten.