Innehåll på sidan

Dokumentation av upphandlingar

Upphandlande myndigheter och enheter ska enligt upphandlingsreglerna dokumentera upphandlingar vars värde överstiger 100 000 kronor. Dokumentationsplikten gäller både annonserade upphandlingar och direktupphandlingar.

När det gäller koncessioner som upphandlas enligt LUK finns ingen nedre beloppsgräns för dokumentationen.

Det finns flera anledningar till att upphandlingar ska dokumenteras

Förutom att det är obligatoriskt att dokumentera upphandlingar finns det flera anledningar för myndigheter att dokumentera inköp och avtal:

Vad bör ingå i dokumentationen?

Konkurrensverket bedömer att åtminstone följande uppgifter bör dokumenteras:

  • den upphandlande myndighetens eller enhetens namn och organisationsnummer
     
  • avtalsföremålet
     
  • avtalets löptid och uppskattade värde samt när avtalet ingicks
     
  • om och hur konkurrensen togs till vara
     
  • hur många som lämnade anbud och vilka leverantörer som lämnade anbud
     
  • vilken leverantör som tilldelades avtalet
     
  • motiven bakom myndighetens eller enhetens beslut under upphandlingsprocessen, såsom bland annat tillämpning av undantag och skäl för tilldelningen

Den upphandlande myndigheten eller enheten bör också spara relevanta upphandlingsdokument så som exempelvis förfrågningsunderlag, offertförfrågningar och tilldelningsbeslut som dokumentation.

Vid direktivstyrd upphandling enligt LOU ska den upphandlande myndigheten också ta fram en individuell rapport. Rapporten ska innehålla vissa uppgifter för varje kontrakt som tilldelas, varje ramavtal som ingås och varje dynamiskt inköpssystem som inrättas. I rapporten ska det bland annat finnas uppgifter om skälen till varför en viss leverantör inte har tilldelats ett kontrakt. Vilka övriga uppgifter som rapporten ska innehålla framgår av LOU.

Särskilt om dokumentation av direktupphandlingar

Kontroll att direktupphandlingsgränsen inte överskrids

Skyldigheten att dokumentera direktupphandlingar gäller endast för upphandlingar vars värde överskrider 100 000 kronor.

Att beakta i sammanhanget är att värdet av en upphandling under vissa förutsättningar ska beräknas utifrån det sammanlagda värdet av alla liknande inköp som den upphandlande myndigheten gjort under de föregående tolv månaderna eller de kommande tolv månaderna, sett från genomförandet av ett inköp.

Läs om beräkning av upphandlingens värde

För att underlätta samordning och kontroll av myndighetens direktupphandlingar kan det enligt Konkurrensverkets uppfattning vara mer strategiskt och effektivt för myndigheten att dokumentera samtliga direktupphandlingar. Det gäller även om de inte överstiger 100 000 kronor.

Dokumentationsblankett

Upphandlingsmyndigheten har en dokumentationsblankett med ett antal uppgifter som enligt Konkurrensverkets bedömning bör som ses som ett minimum för uppfyllnad av dokumentationsplikten vid genomförandet av direktupphandlingar. Myndigheten kan naturligtvis lägga till ytterligare uppgifter av relevans. Blanketten är framtagen i syfte att på ett enkelt sätt få en överskådlig bild av de uppgifter som bör dokumenteras. Dokumentationen kan självklart i stället göras digitalt, till exempel i myndighetens ärendehanterings- eller beställningssystem eller motsvarande program.

Blankett för dokumentation av direktupphandlingar kan laddas ner från Upphandlingsmyndighetens webbplats

En myndighet upphandlar ibland flera varor och tjänster samtidigt, vilket kan leda till flera kontrakt med en eller flera leverantörer. Ett exempel kan vara om en kommun upphandlar grönyteskötsel till flera skolor i samma upphandling, där leverantörer kan lämna anbud på vissa delkontrakt, avseende exempelvis en eller flera skolor. I sådana fall bör en separat dokumentationsblankett fyllas i för varje delkontrakt, så att det framgår vilka leverantörer som konkurrerat om varje delkontrakt. Tänk dock på att det är upp till myndigheten att komma fram till vilka kontrakt som dokumenteras på vilket sätt. Dokumentationen måste utgå från myndighetens övriga styrande dokument, organisation m.m. Det är viktigt att instruktionen är tydlig och enkel att följa för den berörda medarbetaren.