Dokumentation av upphandlingar
Upphandlande myndigheter och enheter ska enligt upphandlingsreglerna dokumentera upphandlingar vars värde överstiger 100 000 kronor. Dokumentationsplikten gäller både annonserade upphandlingar och direktupphandlingar.
Dokumentationen ska göras löpande och vara slutförd senast 30 dagar efter att myndigheten eller enheten har ingått avtal eller fattat beslut om att avbryta upphandlingen. Samma tidsgräns gäller när individuella rapporter tas fram.
Koncessioner som upphandlas enligt LUK har ingen nedre beloppsgräns för dokumentationen.
Det finns flera anledningar till att upphandlingar ska dokumenteras
Förutom att det är obligatoriskt att dokumentera upphandlingar finns det flera anledningar för myndigheter att dokumentera inköp och avtal:
Myndigheter har nytta av att dokumentera sina avtal och samla informationen på ett överskådligt och lättillgängligt sätt. Alla medarbetare som har behörighet att göra inköp eller beställa något behöver veta vilka avtal de har möjlighet att använda sig av. För att kunna planera kommande upphandlingar behöver ansvariga befattningshavare också ha en överblick över vilka avtal som finns och när de löper ut.
Det är också önskvärt att myndigheten kan följa upp alla inköp och koppla dem till respektive kontrakt, dels för att det ska vara möjligt att kontrollera att leverantörerna följer de priser och andra villkor som man kommit överens om, dels för att kontrollera att det inte förekommer inköp vid sidan om avtalen. Om det förekommer inköp vid sidan om avtalen kan detta vara en indikation på att avtalen inte motsvarar myndighetens behov. Sidoköp kan utgöra otillåtna direktupphandlingar som kan resultera i en talan om ogiltighet eller en ansökan om upphandlingsskadeavgift, vilket också är starka skäl för att kontrollera inköpen.
Vid en eventuell överprövning, ogiltighetstalan eller ansökan om upphandlingsskadeavgift kan myndigheten också behöva kunna förklara hur upphandlingen gått till. Det ska även finnas underlag för såväl intern som extern granskning.
Varje myndighet bör därför ha en avtalsdatabas där alla gällande avtal finns med. Nyttan av en sådan avtalsdatabas ökar ytterligare om den kopplas ihop med myndighetens ekonomisystem så att varje utbetalning kan kopplas till ett avtal.
Om en myndighet följer upp sina avtal och leverantörerna vet om detta kan riskerna för osund konkurrens i kommande upphandlingar minska. På vissa marknader förekommer i dag inslag av anbud på mycket låga nivåer. En av anledningarna till detta kan vara att leverantörerna räknar med att myndigheten inte följer upp vad de köper under avtalsperioden. Genom att följa upp inköpen och säkerställa att avtalen efterlevs, skapas bättre förutsättningar för god konkurrens och affärsmässiga villkor.
Förutom att dokumentationen ska vara till nytta för myndighetens egna behov är också betydelsefullt att dokumentationen utformas så att uppgifterna är jämförbara och enkelt kan samlas in för att ligga till grund för uppföljningar och analyser av gällande direktupphandlingsgräns.
Leverantörer kan ha intresse av att kunna se vilka avtal myndigheter har ingått och att myndigheter verkligen gör sina inköp enligt de avtal som tecknats. Detta dels för att säkerställa att myndigheten följer regelverket, dels för att bättre kunna planera sin verksamhet. Om leverantörerna känner förtroende för att myndigheten efterlever och följer upp sina avtal ökar förutsättningarna för en sund konkurrens.
En god dokumentation om vilka inköp som görs av myndigheter gör det också lättare för leverantörer att anpassa sina anbud till myndigheternas behov.
En tydlig dokumentation innebär också att köp utanför avtalen framgår tydligare, vilket bör stärka avtalstroheten, och öka möjligheterna för de leverantörer som vunnit en upphandling att ta upp en diskussion med myndigheten om eventuella avsteg från avtalet.
De upphandlingspliktiga inköpen i Sverige berör många samhällsviktiga områden och uppgår till omfattande värden varje år. Fakta och statistik är en förutsättning för att kunna fatta välinformerade beslut och ett viktigt underlag för uppföljning och utvärdering, inte bara för upphandlande myndigheter utan även för andra intressenter som forskare och medborgare. För att det ska vara möjligt krävs relevant och tillgänglig information. Genom att dokumentera upphandlingar görs denna information tillgänglig.
Det bör ingå i dokumentationen
Konkurrensverket bedömer att åtminstone följande uppgifter bör dokumenteras:
- den upphandlande myndighetens eller enhetens namn och organisationsnummer
- avtalsföremålet
- avtalets löptid och uppskattade värde samt när avtalet ingicks
- om och hur konkurrensen togs till vara
- hur många som lämnade anbud och vilka leverantörer som lämnade anbud
- vilken leverantör som tilldelades avtalet
- motiven bakom myndighetens eller enhetens beslut under upphandlingsprocessen, såsom bland annat tillämpning av undantag och skäl för tilldelningen
Den upphandlande myndigheten eller enheten bör också spara relevanta upphandlingsdokument så som exempelvis förfrågningsunderlag, offertförfrågningar och tilldelningsbeslut som dokumentation.
Vid direktivstyrd upphandling, och upphandling av sociala och andra särskilda tjänster över tröskelvärdet enligt LOU, ska den upphandlande myndigheten eller enheten också ta fram en individuell rapport. Den ska vara slutförd senast 30 dagar efter att myndigheten eller enheten ingått avtal eller fattat beslut om att avbryta upphandlingen. Rapporten ska innehålla vissa uppgifter för varje kontrakt som tilldelas, varje ramavtal som ingås och varje dynamiskt inköpssystem som inrättas. I rapporten ska det bland annat finnas uppgifter om skälen till varför en viss leverantör inte har tilldelats ett kontrakt. Vilka övriga uppgifter som rapporten ska innehålla framgår av LOU.
Särskilt om dokumentation av direktupphandlingar
Kontroll att direktupphandlingsgränsen inte överskrids
Skyldigheten att dokumentera direktupphandlingar gäller endast för upphandlingar vars värde överskrider 100 000 kronor.
Att beakta i sammanhanget är att värdet av en upphandling under vissa förutsättningar ska beräknas utifrån det sammanlagda värdet av alla liknande inköp som den upphandlande myndigheten gjort under de föregående tolv månaderna eller de kommande tolv månaderna, sett från genomförandet av ett inköp.
Läs om beräkning av upphandlingens värde
För att underlätta samordning och kontroll av myndighetens direktupphandlingar kan det enligt Konkurrensverkets uppfattning vara mer strategiskt och effektivt för myndigheten att dokumentera samtliga direktupphandlingar. Det gäller även om de inte överstiger 100 000 kronor.
Dokumentationsblankett
Upphandlingsmyndigheten har en dokumentationsblankett med ett antal uppgifter som enligt Konkurrensverkets bedömning bör som ses som ett minimum för uppfyllnad av dokumentationsplikten vid genomförandet av direktupphandlingar. Myndigheten kan naturligtvis lägga till ytterligare uppgifter av relevans. Blanketten är framtagen i syfte att på ett enkelt sätt få en överskådlig bild av de uppgifter som bör dokumenteras. Dokumentationen kan självklart i stället göras digitalt, till exempel i myndighetens ärendehanterings- eller beställningssystem eller motsvarande program.
En myndighet upphandlar ibland flera varor och tjänster samtidigt, vilket kan leda till flera kontrakt med en eller flera leverantörer. Ett exempel kan vara om en kommun upphandlar grönyteskötsel till flera skolor i samma upphandling, där leverantörer kan lämna anbud på vissa delkontrakt, avseende exempelvis en eller flera skolor. I sådana fall bör en separat dokumentationsblankett fyllas i för varje delkontrakt, så att det framgår vilka leverantörer som konkurrerat om varje delkontrakt. Tänk dock på att det är upp till myndigheten att komma fram till vilka kontrakt som dokumenteras på vilket sätt. Dokumentationen måste utgå från myndighetens övriga styrande dokument och organisation med mera. Det är viktigt att instruktionen är tydlig och enkel att följa för den berörda medarbetaren.