Vägledning till upphandlande organisationer
Under kriser kan det uppstå ett plötsligt och brådskande behov att köpa in en vara eller tjänst. Det kan även leda till att en leverantör går i konkurs eller får svårt att uppfylla villkoren i ett avtal. När en sådan kris sker finns det bestämmelser i upphandlingsreglerna som ger flexibilitet för upphandlande organisationer att hantera situationen.
Upphandlingsreglerna ställer höga krav på upphandlande organisationers planering och organisation. En kris kan leda till såväl plötsliga förändringar i organisationens behov som oförutsedda svårigheter för en leverantör att leverera enligt avtal. En välfungerande organisation och en genomtänkt planering är en förutsättning för att kunna hantera den här typen av situationer. Överväganden om vilka verksamheter som ska bedrivas i egen regi som ett alternativ till upphandling eller vilken typ av upphandling och avtal som är lämpligt i det enskilda fallet är frågor som upphandlande organisationer bör utreda proaktivt för att kunna hantera kriser i framtiden.
När en kris inträffar ger upphandlingslagstiftningen den flexibilitet som krävs för att upphandlande organisationer ska kunna köpa in de varor och tjänster som behövs för att fullfölja sitt uppdrag. En förutsättning för att kunna nyttja undantagen är att krissituationen inte är orsakad av organisationen själv. En tidsnöd som grundar sig på den upphandlande organisationens bristande planering möjliggör till exempel inte i sig något undantag från annonsering.
Det är viktigt att utformningen av upphandlingar och kravställningar för att klara ett läge med höjd beredskap, kris eller krig inte ger oproportionerliga effekter på marknaden och konkurrensen i ett normalläge. Negativa effekter på marknaden och konkurrensen under mer normala förhållanden kan medföra sämre förutsättningar när krisen är över, och det upphandlade avtalet för beredskapsbehov löpt ut och en ny upphandling behöver genomföras.
Upphandlingslagstiftningen syftar bland annat till att nyttja konkurrensens positiva effekter på ett standardiserat men flexibelt sätt. Konkurrensutsättning genom att annonsera upphandlingar ger positiva effekter på både pris och kvalitet. Ett transparent och annonserat förfarande är även ett skydd mot korruption, vilket alltid borde vägas in vid valet av upphandlingsförfarande.
Relaterad information
I vår analys Offentlig upphandling – konkurrens i kristider kan du läsa mer om upphandlingsreglerna och hur de fungerar i tider av kriser och störningar.