Kontroll och utbildning viktigt i decentraliserad inköpsorganisation

Konkurrensverket har gjort en fördjupad undersökning av inköpsverksamheten vid Lunds universitet. Granskningen genomfördes genom att information om lärosätets inköp och upphandlingar av varor, tjänster och byggentreprenader samlades in och analyserades. Ansvariga för granskningen är Sofia Klingensjö och Björn Larsson.

Vad var syftet med den fördjupade upphandlingsgranskningen?

Som en del av vår planerade tillsyn kan vi välja att granska en myndighets inköpsverksamheter ur ett mer övergripande perspektiv. Detta gör vi om vi fått indikationer på att det kan finnas andra upphandlingsrelaterade brister än bara enstaka otillåtna direktupphandlingar.

Syftet med vår granskning var att utreda om Lunds universitets inköpsverksamhet följer de regelverk som styr hur inköp och upphandlingar ska gå till i offentlig sektor. Vår ambition har varit att uppmärksamma eventuella brister och redogöra för våra iakttagelser.

Vi startade också 18 enskilda tillsynsärenden gällande misstänkta otillåtna direktupphandlingar. Detta resulterade i att Konkurrensverket prioriterade att lämna in fyra ansökningar om upphandlingsskadeavgift.

Lunds universitet har en stor och decentraliserad organisation. På myndigheten finns många beställare med vitt skilda behov av varor, tjänster och byggentreprenader. Det ställer särskilda krav på inköpsorganisationen. Vilka?

Ja, organisationen är stor – cirka 7500 anställda, varav ungefär 60 procent har rätt att göra inköp av olika slag. Detta medför förstås att det finns ett stort behov av att ha kontroll över vilka typer och volymer av varor och tjänster som köps in, av vem och till vilket värde.

En generell iakttagelse är att en sådan kontroll kan underlättas om en upphandlande myndighet exempelvis har enhetliga diariesystem, inköpssystem, avtalskataloger, men också tydliga regler för hur inköp och upphandlingar får göras.

Det är viktigt att man ger upphandlings- och inköpsfunktionen tillräckliga resurser. Man måste också utbilda personal som inte dagligen jobbar med upphandling, så att alla vet vilka regler som gäller och hur man följer dem. Det kan låta enkelt, men vår bild är att ju större en upphandlande myndighet är, desto mer resurskrävande är det att upprätthålla en hög nivå av regelefterlevnad, i synnerhet när andelen inköpsberättigade är stor.

Med många beställare som genomför en stor mängd direktupphandlingar ökar risken för korruption. Varför? Hur kan man åtgärda det?

Den offentliga upphandlingen är ett av flera riskområden för korruption. Direktupphandlingar är det förfarande där påverkan kan antas vara högre än normalt eftersom dessa upphandlingar genomförs utan särskilda formkrav. Vi tror att en myndighet genom god dokumentation av sina inköp kan minimera riskerna för oegentligheter. Vi vill också poängtera att det finns en lagstadgad skyldighet att dokumentera direktupphandlingar över 100 000 kronor.

Lärosäten utreds i fördjupad upphandlingsgranskning

Lunds universitet brast i kontroll vid inköp

Läs skrivelsen Fördjupad upphandlingsgranskning av Lunds universitet