Beslutade riktlinjer för direktupphandling fyller flera syften

Louise Grünberg Petersson har varit projektledare för arbetet med vår granskning.

– Syftet med upphandlingsreglernas krav på riktlinjer är bland annat att se till att upphandlande organisationer tillämpar ett strategiskt förhållningssätt för offentlig upphandling och att konkurrensen tillvaratas även vid direktupphandlingar.

Riktlinjer om direktupphandling kan även fungera som ett praktiskt stöd för den upphandlande organisationens medarbetare. De kan också bidra till att inköpen genomförs på ett enhetligt sätt och i enlighet med de upphandlingsrättsliga principerna. Även i arbetet mot korruption och annat brottsligt beteende kan riktlinjerna utgöra ett viktigt verktyg.

– Upphandlingslagstiftningen har inga konkreta krav på vad riktlinjerna ska innehålla men vår bedömning är att det är lämpligt om det av riktlinjerna framgår:

• I vilka situationer en direktupphandling får genomföras.
• Att redan existerande och tillämpliga avtal ska användas innan en ny direktupphandling genomförs.
• Vilka inom organisationen som har rätt att genomföra direktupphandlingar och till vilka beloppsgränser.
• Om, och i sådana fall under vilka omständigheter, enskilda medarbetare får besluta om och genomföra direktupphandlingar utan annan medarbetares granskning.
• Hur organisationen samordnar sina direktupphandlingar.
• När och hur konkurrensutsättning ska ske, eventuellt kopplat till interna beloppsgränser.
• Hur kommunikation med anbudsgivare/leverantörer ska ske.
• När skriftliga avtal ska upprättas.
• Hur direktupphandlingar dokumenteras.
• Hur organisationen skapar en överblick och helhetssyn avseende dess direktupphandlingar.
• Vad som gäller avseende sekretess.
• Vilken dokumentation som ska arkiveras.

– Granskningen visade att en majoritet av de granskade organisationerna har beslutade riktlinjer. I några fall valde vi att inleda en fördjupad granskning och öppnade tillsynsärenden i syfte att närmare granska de aktuella omständigheterna hos organisationerna.

De upphandlande organisationer som svarade att de saknade beslutade riktlinjer uppgav varierande skäl till varför riktlinjerna saknades. Exempelvis svarade en organisation att den med anledning av vår granskning hade uppmärksammat att de inte hade ett formellt beslut om deras existerande riktlinjer. Flera andra upphandlande organisationer uppgav att de hade ett pågående arbete med att ta fram riktlinjer med avsikt att senare besluta om dessa.

I flera fall under vår fördjupade granskning vidtog organisationerna självmant åtgärder för att följa lagen genom att ta fram riktlinjer och besluta om dessa. I ett fall har vi dock beslutat att förelägga en upphandlande organisation att besluta om riktlinjer för direktupphandling.

Ta del av analysen: Granskning av riktlinjer för direktupphandling