När leverantören inte levererar enligt avtal

Konkurrensverket får i sin tillsynsverksamhet återkommande hantera tips och ärenden som rör upphandlande myndigheters problem med leverantörer som inte kan leverera enligt avtal. Här berättar Malin de Jounge, chef på enheten för otillåtna direktupphandlingar, vad som gäller, och hur Konkurrensverket tidigare har resonerat i liknande fall.

Vad ska en upphandlande myndighet göra om en leverantör inte kan leverera enligt avtal?

– Grundprincipen är så klart att genomföra en annonserad upphandling, om man vill lösa leveranserna med hjälp av en annan leverantör. Här är värt att notera att det till exempel finns påskyndat förfarande med förkortade tidsfrister. Om behovet inte är så stort, kan det vara så att inköpen ryms inom gränsen för direktupphandling.

Hamnar man över direktupphandlingsgränsen och ingen tid finns att genomföra ett påskyndat förfarande med de kortare tidsfristerna för annonsering, kan det finnas möjligheter att med stöd av undantaget för synnerlig brådska tilldela kontrakt utan att annonsera en upphandling. Undantaget förutsätter att den upphandlande myndigheten på grund av oförutsedda händelser som myndigheten inte har kunnat styra över har hamnat i en situation där det inte går att få nödvändigheter levererade.

För att undantaget ska gå att tillämpa måste således flera led vara uppfyllda. En oförutsedd händelse är just det – något som inte gick att förutse. Här kan man diskutera hur oförutsedd en händelse ska vara, men den myndighet som agerar som en normalt omsorgsfull upphandlande myndighet och tar höjd för mer normala händelser, bör hamna rätt i sin analys.

Kan du ge exempel på några fall där vi har ansett att det inte är fråga om händelser som är oförutsedda?

– I vissa av våra ärenden har upphandlande myndigheter hänvisat till att de har haft intern omorganisation som försenat eller hindrat en upphandling. Det har vi inte bedömt vara händelser de inte kan styra över. Inte heller interna diskussioner kring hur ett behov ska lösas har vi ansett vara sådana händelser.

Vilka andra omständigheter krävs för att undantaget ska vara tillämpligt?

– Inköpen måste avse ett behov som är nödvändigt att uppfylla. Det får således inte röra sig om sådant som en upphandlande myndighet klarar sig utan. Till exempel kan tak över huvudet och mat vara sådana behov. Även sjukvårdsutrustning kan i stor utsträckning vara ett sådant behov, beroende på vad utrustningen är till för.

Det är viktigt att komma ihåg att bedömningen av vad som kan falla inom undantaget är restriktiv. Det är alltid den upphandlande myndigheten som har ansvaret för att inköpen sker på rätt sätt och enligt reglerna.

Finns det en gräns för hur länge det tillfälliga avtalet kan gälla?

– Ja, den synnerliga brådskan tar ju slut någon gång. Om det går så lång tid att den upphandlande myndigheten skulle ha haft möjlighet att genomföra en annonserad upphandling, så går det inte längre att efter den tidpunkten tillämpa undantaget. Därför är det viktigt att tänka på hur lång avtalstiden ska vara när man tillämpar undantaget.

Vad tycker Konkurrensverket att den upphandlande myndigheten ska göra?

– Myndigheten måste bedöma det aktuella behovet och situationen som helhet för att avgöra om det går att annonsera en upphandling eller, om så inte är fallet, om förutsättningarna är sådana att undantaget för synnerlig brådska är tillämpbart. Om man bedömer att problemet med leverantören kommer att fortsätta, och behovet av inköp inte kommer kunna lösas inom en snar framtid, bör man förbereda och genomföra en ny annonserad upphandling så snart det är möjligt för att ha ett nytt korrekt upphandlat avtal på plats.

Malin de Jounge, tfn 08-700 15 86, malin.dejounge@kkv.se

Läs mer om upphandlingsregelverket