Dela upp kontrakten – eller motivera!

Vi ser att det genomsnittliga antalet anbud per upphandling sjunker. Ett kontrakt uppdelat i mindre separata delar medför att fler små och medelstora företag får möjlighet att vara med och lämna anbud. Det ökar i sin tur förutsättningarna för det allmänna att göra bättre affärer.

Sedan den 1 januari 2017 är det ett lagkrav att motivera om man valt att inte dela upp ett kontrakt. Om man väljer att inte dela upp ska valet motiveras skriftligen. Detta är den så kallade regeln om motiveringsskyldighet (4 kap. 14 § LOU).

Vi har nyligen gjort en stickprovsgranskning av hur regeln om motiverings­skyldighet använts i praktiken. Resultatet, som presenteras i rapporten Dela upp eller motivera i upphandlingen (2018:8), var delvis nedslående. Vi vill därför att alla som jobbar med upphandlingar ställer sig frågorna; Känner jag till regeln om motiveringsskyldighet? Och finns det rutiner som säkerställer att regeln följs i min organisation?

Regeln om motiveringsskyldighet kräver att den upphandlande myndigheten överväger möjligheten att dela upp kontrakt över tröskelvärdet i mindre separata delar. Om någon uppdelning inte görs ska detta motiveras. Motiveringen ska finnas nedskriven och vara en del av antingen upphandlingsdokumenten eller den individuella rapporten.

Syftet med regeln är att fler mindre företag ska få chans att delta i offentliga upphandlingar. Genom att öka tillgängligheten ges förutsättningar för att bättre utnyttja konkurrensen, till fördel för verksamhet och skattebetalare. Låt detta tänk genomsyra varje krav i upphandlingen!

Vissa uppfattar att regeln om motiveringsskyldighet går stick i stäv med förbudet mot att i vissa fall dela upp ett kontrakt (5 kap. 7 § LOU). Det stämmer inte. Reglerna har olika syften.

Om ett kontrakt med värde över tröskelvärdet delas upp i fristående kontrakt som hamnar under tröskelvärdet måste uppdelningen vara objektivt motiverad. Det betyder att uppdelningen måste göras av andra skäl än för att komma under tröskelvärdet.

Motiveringsskyldigheten tar i stället sikte på en upphandling där tilldelning sker genom separata delkontrakt. Det vill säga flera kontrakt inom en och samma upphandling. Att ett kontrakt med värde över tröskelvärdet delas upp i separata delkontrakt, som var för sig understiger tröskelvärdet, påverkar alltså inte om upphandlingen ska anses överstiga tröskelvärdet eller inte.

Ann Fryksdahl, 08-700 16 87, ann.fryksdahl@kkv.se

Läs rapporten Dela upp eller motivera i upphandlingen