Vägledning om undantaget för tekniska skäl och frivillig förhandsinsyn

Som ett led i Konkurrensverkets tillsyn över den offentliga upphandlingen i Sverige går vi regelbundet igenom de frivilliga förhandsinsyner som publiceras av upphandlande myndigheter och i år kontrollerar vi dessa extra noga.

Vi har noterat att det finns kunskapsbrister hos upphandlande myndigheter när det gäller hur och när man kan använda sig av en frivillig förhandsinsyn. Det innebär en risk för att upphandlande myndigheter gör otillåtna direktupphandlingar. Det försvårar också för leverantörerna att tillvarata sina rättigheter och ansöka om överprövning. Dessutom riskerar den upphandlande myndigheten att bli föremål för en domstolsprocess, sanktionsavgift och negativ publicitet.

Många av de annonser som vi har kontrollerat brister i de krav som kan ställas på motiveringen av varför undantaget har tillämpats. Vi ser också exempel på att undantaget för tekniska skäl används för att utvidga ett befintligt kontrakt till att omfatta ytterligare tjänster. Utvidgningen kan utgöra en otillåten ändring av ett kontrakt och därmed en otillåten direktupphandling.

Det förekommer också att upphandlande myndigheter använder sig av liknande motiveringar år efter år när samma typ av varor eller tjänster köps. Det finns därför en risk för att man inte noggrant undersöker marknaden för att ta reda på om det kan ha tillkommit nya leverantörer som kan tillhandahålla varor eller tjänster som tillgodoser de behov som man har eller om en funktionsupphandling kan vara ett bättre alternativ. För att skattemedlen ska användas på bästa sätt behöver upphandlande myndigheter utnyttja den konkurrens som finns på marknaden.

– Vår förhoppning är att vägledningen ska bidra till att upphandlande myndigheter funderar en extra gång innan de använder sig av ett undantag från annonseringsplikten, säger Nathalie Vaardahl, projektledare för framtagandet av vägledningen. Vi hoppas även att leverantörerna, som bäst känner sin marknad, bevakar de frivilliga förhandsinsyner som publiceras för att se om det kan finnas skäl att utmana upphandlarnas bedömning att endast en leverantör kan tillgodose deras behov. Vårt mål är att den konkurrens som finns tas tillvara på bästa sätt. Det gynnar alla, såväl upphandlande myndigheter som leverantörer och i slutändan även oss skattebetalare.

Konkurrensverket kommer att fortsätta bevaka och följa upp de frivilliga förhandsinsyner som görs och upphandlande myndigheters motivering för att använda en undantagsregel i stället för en annonserad upphandling.

– Under 2022 har vi ett ökat fokus på att kontrollera de frivilliga förhandsinsyner som upphandlande myndigheter gör och utreda misstänkta otillåtna direktupphandlingar, säger Anders Larsson, föredragande på enheten för upphandlingstillsyn.

Vägledning: Undantaget för tekniska skäl vid offentlig upphandling