Tänk på det här när du upphandlar

Dokumentation är mycket viktigt för att en upphandlade myndighet ska ha koll på sina upphandlingar. Därför vill vi påminna om att dokumentera allt som har relevans för upphandlingen.

Alla beslut och överväganden i en upphandling ska dokumenteras. Det ska ske i enlighet med de grundläggan­de principerna och i enlighet med dokumentationsplikten i 12 kap. 14 § Lagen om offentlig upphanding, LOU. Om ni har möten med leverantörer är det extra viktigt att dessa dokumenteras, så att ni kan styrka att mötet har skett och vad som har sagts under det mötet. Genom att underteckna avtal, beslut och mötesprotokoll med signaturer och datum kan man tydligt följa samtliga delar i processen.

Upphandlande myndigheter har en stor frihet att utforma kraven i upphandlings­dokumenten så länge de har en koppling till upphandlings­föremålet och är i linje med de grundläggande principerna. Myndigheten ska se till att kraven som ställs är proportionerliga i förhållande till föremålet med upphandlingen. Kraven ska vara adekvata, relevanta och inte gå utöver vad som rimligen bör krävas av den som vill lämna ett anbud. Även om det finns en stor frihet att utforma kraven bör myndigheten reflektera över hur de påverkar konkurrensen. Onödiga krav riskerar att leda till en minskad konkurrens och ökade kostnader.

Efter att ha utformat kraven måste den upphandlande myndigheten upprätthålla dessa genom hela förfarandet. Potentiella leverantörer ska kunna utgå ifrån att de krav som ställs är så viktiga att den som anser sig inte kunna uppfylla kraven avstår från att lämna ett anbud.* Överväg därför noga alla krav som ställs i upphandlingen. När kraven har utformats finns det ingen möjlighet att frångå kraven för att de i ett senare skede framstår som irrelevanta. Därför kan situationen uppstå att bagatellartade formaliafel i ett i övrigt konkurrenskratigt anbud måste förkastas. Denna olyckliga situation skapas av de krav som utformas av den upphandlande myndigeten och inte av lagstiftningen som sådan.

I vissa fall möjliggör dock LOU för att avhjälpa bristerna i ett anbud genom rättelse, förtydligande eller komplettering. För att det ska vara möjligt krävs att utformningen av kraven inte omöjliggör en korrigering av eventuella brister i ett anbud. Framgår det att konsekvensen av att ett krav inte uppfylls är att anbudet förkastas, måste den upphandlande myndigheten upprätthålla detta och det finns inga förutsättningar för att korrigera bristen.

Det är viktigt att upphandlande myndigheter tänker på att alltid agera transparent i en upphandling. Anbudsgivarna ska behandlas likartat och lojalt genom att anbudsgivare i samma situation ges samma information. Du som är ansvarig för en upphandling ska i varje steg agera på ett likabehandlande sätt.

Kraven som ställs i upphandlingen ska vara möjliga att följa upp under den löpande avtalsuppföljningen. Avtalsuppföljning har flera syften. Om avtal inte följs upp riskerar den upphandlande myndigheten att betala en för hög ersättning eller få en bristfällig vara eller tjänst. Det är inte bara den upphandlande myndigheten som drabbas av en bristande avtalsuppföljning. De leverantörer som lämnat anbud i upphandlingen har räknat med att leverera enligt avtal. När den vinnande leverantören får frångå avtalet utan en åtgärd från den upphandlande myndigheten strider det mot principerna om likabehandling och öppenhet.

Om den upphandlande myndigheten och leverantören frångår avtalet i för stor omfattning kan det att röra sig om en otillåten ändring av avtalet, som i sin tur riskerar att utgöra en otillåten direktupphandling.

Hela organisationen bör därför aktivt arbeta för att främja en gedigen avtalsuppföljning. Kraven som ställts i upphandlingen ska upprätthållas under hela avtalsperioden. Kom ihåg att regelverket om offentlig upphandling även omfattar åtgärder under avtalsperioden.

* HFD 2016 ref. 37 I och II.