Bristande avtalsuppföljning av upphandlingar kan få kostsamma följder

I forskningsrapporten Avtalsuppföljning inom offentlig upphandling har Catrin Karlsson Westergren bland annat undersökt rättsliga konsekvenser med åtföljande kostnader samt genomfört en studie med enkäter och djupintervjuer med upphandlande kommuner om deras arbete med och upplevelser av avtalsuppföljning.

– Studien behandlar svenska kommuners avtalsuppföljning av offentligt upphandlade ramavtal och kontrakt. Mer specifikt handlar det om i vilken utsträckning avtalsuppföljning genomförs och vad som krävs för en fungerande avtalsuppföljning. I studien har jag undersökt vilka konsekvenser en bristande avtalsuppföljning kan leda till samt vilka ”vinster” som kan genereras av en fungerande avtalsuppföljning, säger Catrin Karlsson Westergren.

– Kommunerna anser att avtalsuppföljning är viktigt. Som skäl till det anges inte bara kostnadsbesparingar utan även att det inte spelar någon roll hur bra man gör upphandlingarna om det inte följs upp. Exempel på vad de anser vara vinster med avtalsuppföljning är avtalstrohet, det vill säga att man får rätt vara till rätt pris och kvalitet. Avtalsuppföljning skapar även förutsättningar för en konkurrens på lika villkor. Bristande avtalsuppföljning kan leda till det motsatta, och bidra till att leverantörer väljer att inte lämna anbud. Något som också nämns i svaren är att det finns ett ansvar att använda skattemedel på bästa sätt och uppnå den goda affären.

– EU-domstolen har i ett avgörande angett att det är inte är förenligt med varken det klassiska direktivet eller upphandlingsrätten att ställa krav som man inte kan eller inte tänker följa upp. Sådana krav är i strid med likabehandlingsprincipen och krav på objektivitet. En proaktivt inriktad reglering av uppföljning av offentligt upphandlade ramavtal och kontrakt skulle kunna bidra till en bättre avtalstrohet och en sundare konkurrens.

– Rapporten visar att en bristande uppföljning kan leda till rättsliga konsekvenser som är väldigt kostsamma för de upphandlande kommunerna. Civilrättsligt kan det bidra till att avvikelser inte upptäcks eller inte reklameras, att påföljder för avtalsbrott inte framställs, avtalsinnehållet förändras eller att parterna riskerar att hamna i tvist med stora kostnader som följd. Vad gäller upphandlingsrätten kan ett nytt avtalsinnehåll riskera att leda till otillåtna väsentliga ändringar som borde annonserats. Det i sin tur kan leda till otillåtna direktupphandlingar, ogiltiga avtal och att man får skadeståndskrav från konkurrenter eller höga upphandlingsskadeavgifter.

– En positiv aspekt är att problemet med bristande avtalsuppföljning enkelt kan lösas om resurserna och kompetensen finns samt om det finns stort engagemang och intresse hos ansvariga medarbetare i kommunerna. En fungerande avtalsuppföljning kan leda till ekonomiska vinster, och kommunerna uppger själva att de upplever avtalsuppföljning som viktigt och kostnadsbesparande. Utifrån de problem och de negativa rättsliga och ekonomiska effekterna som nämns i rapporten har en behovslista tagits fram. Den kan hjälpa i arbetet framåt med att förbättra avtalsuppföljningen inom den egna verksamheten.

Ta del av forskningsrapporten