Direktupphandling

Den vanligast förekommande situationen då direktupphandling används är då det som ska köpas har ett värde som understiger direktupphandlingsgränsen. Direktupphandling kan också användas om det finns synnerliga skäl och om kriterierna för att få tillämpa ett förhandlat förfarande utan föregående annonsering är uppfyllda.

Direktupphandlingsgränsen är 534 890 kronor enligt LOU eller 993 368 kronor enligt LUF/LUFS. Tänk dock på att det inte enbart är det aktuella köpet som räknas, utan även andra köp av samma slag som genomförts under räkenskapsåret.

Sedan den 1 juli 2014 finns krav på att organisationen har riktlinjer för direktupphandling och krav på dokumentation för direktupphandlingar som överstiger 100 000 kronor.

Former

Även om det inte finns några lagkrav på en viss form för direktupphandlingar är det viktigt att det köp som sker leder till en bra affär för organisationen och att det behov som finns tillgodoses på ett bra sätt.

Som offentlig köpare ska man alltid beakta de grundläggande principerna för all EU-rätt och för upphandlingsdirektiven.

Vid direktupphandling görs ett undantag från lagens krav på annonsering och öppen konkurrens. EU-domstolen har uttalat att bestämmelser om undantag ska tolkas restriktivt och att det är den som åberopar undantaget som ska visa på omständigheter som gör undantaget tillämpligt.

Om en upphandlande myndighet anser sig har rätt att tillämpa en undantagsregel ligger bevisbördan för att alla förutsättningar för att tillämpa detta undantag är uppfyllda alltså på myndigheten. Direktupphandlingsgränsens storlek skiljer sig åt mellan LOU, LUF och LUFS. I övrigt gäller samma regler för direktupphandling.

Konkurrens

Ett köp blir nästan alltid bättre om fler än en leverantör får möjlighet att lämna anbud på det som ska anskaffas. Att genomföra en konkurrensutsättning kan vara enkelt.

Konkurrensutsättning kan exempelvis ske genom:

  • ett antal telefonsamtal
  • via e-post
  • via ett upphandlingsstödsverktyg
  • via en annons på organisationens hemsida
  • via en offentlig annonsdatabas.

Det kan även finnas situationer då det av olika anledningar inte är lämpligt att göra en konkurrensutsättning. Dessa situationer är dock relativt få.

Många organisationer har metoder och regler för att utföra konkurrensutsättningen på ett lämpligt sätt. Det är viktigt att ta ställning till vad som är mest lämpligt i det enskilda fallet och kunna motivera detta utifrån perspektivet att organisationen måste säkerställa att man får värde för pengarna.

Upphandlande myndigheter är skyldiga att ha riktlinjer för genomförandet av direktupphandlingar vars värde överstiger 100 000 kr. Se mer om detta nedan.

Tillvägagångssätt

Följande frågor är lämpliga att ställa när behov av att köpa en vara eller tjänst uppstår.  

  • Vad är det jag vill uppnå med mitt köp?
  • Vad ska ha hänt när köpet är genomfört?
  • Är det verkligen ett köp av en vara eller tjänst som är det mest lämpliga sättet att lösa mitt behov/problem, eller löser jag det bättre med egna resurser, till exempel genom att anställa?
  • Finns det redan ett avtal som är lämpligt att använda?  
  • Har organisationen köpt samma eller en liknande vara eller tjänst samtidigt?
  • Hur ser min organisations regler, riktlinjer, mallar med mera för direktupphandling ut?  
  • Hur uppnår jag bästa konkurrens för det jag ska köpa? Hur väl känner jag marknaden?
  • Kontaktar jag ett par utvalda leverantörer via telefon eller e-post?
  • Annonserar jag på organisationens hemsida?
  • Annonserar jag i en databas?  
  • Om jag bara tillfrågar en leverantör – hur säkerställer jag att organisationen verkligen får den bästa varan eller tjänsten till ett konkurrenskraftigt pris?  
  • Vilka krav måste jag ställa på varan/tjänsten/leverantören?
  • Ska jag beskriva i detalj hur tjänsten ska utföras, eller ska jag beskriva mina målsättningar och låta leverantören välja tillvägagångssätt?  
  • Vilka kriterier är lämpliga att använda för att välja mellan de leverantörer som uppfyller mina krav?
  • Ska jag värdera enbart pris?
  • Finns det kvalitetskriterier av något slag som är viktiga, exempelvis leveranstid, produktkvalitet eller annat som jag vill använda?
  • Vilket kriterium är mest viktigt?

Tänk på att utforma underlaget för direktupphandlingen på ett tydligt sätt. Även om det inte finns krav på viss form blir resultatet alltid bättre om man är tydlig med vad som ska köpas. Samma sak gäller val av utvärderingsmodell.

För att leverantörerna ska vilja lämna anbud och se organisationen som en attraktiv köpare måste de kunna förstå hur valet av leverantör kommer att gå till. Var därför tydlig i dessa beskrivningar!

Riktlinjer för direktupphandling och dokumentationsplikt

Upphandlande myndigheter och enheter ska anta riktlinjer för direktupphandling samt dokumentera skälen för inköp som överstiger 100 000 kronor.

Konkurrensverket har tagit fram information om:

För att underlätta hanteringen och öka effekten av direktupphandlingarna kan det vara nödvändigt att skaffa ett elektroniskt systemstöd för att säkerställa ordning och reda bland inköp och avtal.

Relaterad information

Senast uppdaterad: