Frågor och svar

Förutom frågorna 1, 2, 10, 14 och 15 baseras nedanstående frågor och svar på frågor, kommentarer och synpunkter som kom in när vi remitterade föreskrifterna om betalning av avgifter och föreskrifter om ansökan om registrering.

Registrering av annonsdatabaser

1. Måste man registrera en annonsdatabas?

Nischade annonsdatabaser

2. Måste annonsdatabasen kunna ta emot och publicera annonser enligt samtliga upphandlingslagar?
3. Kan man registrera en annonsdatabas för enbart ett specifikt branschområde?
4. Kan man registrera en annonsdatabas enbart för upphandlingar under EU:s tröskelvärden?

Lämplighet

5. Kommer Konkurrensverket förtydliga vilka minimikrav för lämplighet som ställs för ett godkännande av registrering av annonsdatabasen?

Funktionalitet

6. Vad är en funktion för meddelanden genom Europeiska unionens publikationsbyrå?
7. Hantering av och ansvar för känsliga uppgifter i en registrerad annonsdatabas
8. Det borde ställas särskilda krav på annonsdatabaser inom t.ex. vård och omsorg där det vid upphandlingar kan förekomma mycket känslig information om enskilda individer vid upphandlingar

Tillgänglighet

9. Är samtliga användares behov ett uttryck för samtliga upphandlande enheter och myndigheter som finns eller för de som specifikt använder aktuell annonsdatabas?

Serviceskyldighet

10. Vilken service ska kundservicen erbjuda? Är det reglerat eller oreglerat hur inkomna frågor ska hanteras, t.ex. tidsram och per telefon eller mejl?

Övrigt

11. Ska anbud kunna lämnas digitalt i den registrerade annonsdatabasen?

Handläggningsprocessen för registrering

Ansökan

12. Varför hänvisar ni i föreskrifterna till ett ansökningsformulär i stället för att tillhandahålla en förteckning över innehåll som ansökan ska innehålla och låta sökanden författa ansökan på lämpligt sätt?
13. Varför har Konkurrensverket inte en helt digitaliserad ansökningsprocess?
14. Måste jag skriva ut ansökan och skicka den med brev eller bud till er?

Prövningen av ansökan

15. Kan prövningen av ansökan om registrering ske i två steg där sökanden först blir godkänd och därefter utvecklar de funktioner som annonsdatabasen ska ha?


 

Frågor och svar angående ansöknings- och registeravgift

- Varför har Konkurrensverket beslutat om två föreskrifter om betalning med olika tidpunkter för att träda i kraft?
- Måste Konkurrensverket ta ut en ansökningsavgift och en registeravgift?
- Kan Konkurrensverket bestämma storleken på ansökningsavgiften och registeravgiften?


 

Registrering av annonsdatabaser

1. Måste man registrera en annonsdatabas?

Enligt regelverket om upphandlingsstatistik finns ingen skyldighet att registrera en annonsdatabas. Har man registrerat annonsdatabasen är man däremot skyldig att skicka uppgifter från och om annonserna (rapporteringsskyldigheten) till den nationella statistikdatabasen samt i övrigt fortlöpande uppfylla förutsättningarna för registreringen.

Däremot finns från och med den 1 januari 2021 en skyldighet för upphandlande myndigheter och enheter att publicera nästan alla annonser som omfattas av annonseringsreglerna i upphandlingslagarna i en registrerad annonsdatabas. Undantaget är 19 kap. 36 § LOU (och motsvarande i de andra upphandlings-lagarna) där skyldigheten fortfarande är att annonsera i en elektronisk databas som är allmänt tillgänglig.

Det innebär att den som vill erbjuda annonseringstjänster som medför att upphandlande myndigheter och enheter uppfyller sina skyldigheter att annonsera enligt upphandlingsregelverket behöver registrera sin annonsdatabas.

Den som däremot enbart publicerar annonser om upphandlingar som inte omfattas av upphandlingsregelverket eller enbart återpublicerar annonser som redan publicerats i en registrerad annonsdatabas behöver inte registrera sin annonsdatabas.

Nischade annonsdatabaser

2. Måste annonsdatabasen kunna ta emot och publicera annonser enligt samtliga upphandlingslagar?

Nej, en registrerad annonsdatabas behöver inte kunna ta emot och publicera annonser enligt samtliga upphandlingslagar. Av 7 § första stycket 1 lagen (2019:668) om upphandlingsstatistik, LUS, framgår att det räcker att annonsdatabasen kan ta emot och publicera annonser enligt minst en av de uppräknade lagarna och/eller EU-förordningen. Av förarbetena framgår också att det inte ska krävas att en annonsdatabas kan hantera upphandlingar enligt samtliga upphandlingslagar utan att det t.ex. bör vara möjligt att registrera en annonsdatabas som enbart hanterar annonser från upphandlande enheter inom försörjningssektorerna (se prop. 2018/19:142 s. 30).

3. Kan man registrera en annonsdatabas för enbart ett specifikt branschområde?

Lagen om upphandlingsstatistik ger utrymme att registrera en annonsdatabas för en eller flera av upphandlingslagarna och/eller EU-förordningen, t.ex. att enbart hantera annonser från upphandlande enheter inom försörjningssektorerna. Det framgår av 7 § första stycket 1 LUS och dess förarbeten (prop. 2018/19:142 s. 30). Någon möjlighet att registrera annonsdatabasen för endast ett delområde inom en eller flera av upphandlingslagarna, t.ex. upphandlingar som omfattas av bilaga 2 a i LOU, finns däremot inte i lagen eller förordningen (2020:332) om upphandlingsstatistik, FUS. För att bli registrerad behöver därmed annonsdatabasen kunna ta emot och publicera alla typer av annonser som förekommer inom den eller de upphandlingslagar och/eller EU-förordningen som annonsdatabasen har för avsikt att erbjuda annonsering enligt.

Upphandlande myndigheters och enheters användning av annonsdatabasen bygger däremot på ett avtalsförhållande mellan den registrerade annons¬data-basen och den upphandlande myndigheten eller enheten. Det finns därmed inget som hindrar att en registrerad annonsdatabas begränsar vilka upphandlande myndigheter och enheter man vänder sig till och erbjuder sina tjänster. Om t.ex. en upphandlande myndighet registrerar en egen annonsdatabas finns ingen skyldighet för den att ta emot och publicera andra upphandlande myndigheters och enheters annonser.

4. Kan man registrera en annonsdatabas enbart för upphandlingar under EU:s tröskelvärden?

LUS ger utrymme att registrera en annonsdatabas för en eller flera av upphandlingslagarna och/eller EU-förordningen, t.ex. att enbart hantera annonser från upphandlande enheter inom försörjningssektorerna. Det framgår av 7 § första stycket 1LUS och förarbetena (prop. 2018/19:142 s. 30). Någon möjlighet att registrera annonsdatabasen för endast ett delområde inom en eller flera av upphandlingslagarna, t.ex. enbart upphandlingar under tröskelvärdena, finns däremot inte i lagen eller i FUS. För att bli registrerad behöver därmed annonsdatabasen kunna ta emot och publicera alla typer av annonser som förekommer inom den eller de upphandlingslagar och/eller EU-förordningen som annonsdatabasen har för avsikt att erbjuda annonsering enligt.

Upphandlande myndigheters och enheters användning av annonsdatabasen bygger däremot på ett avtalsförhållande mellan den registrerade annonsdatabasen och den upphandlande myndigheten eller enheten. Det finns därmed inget som hindrar att en registrerad annonsdatabas begränsar vilka upphandlande myndigheter och enheter man vänder sig till och erbjuder sina tjänster. Om t.ex. en upphandlande myndighet registrerar en egen annonsdatabas finns ingen skyldighet för den att ta emot och publicera andra upphandlande myndigheters och enheters annonser.

Lämplighet

5. Kommer Konkurrensverket förtydliga vilka minimikrav för lämplighet som ställs för ett godkännande av registrering av annonsdatabasen?

I LUS ställs ett krav på att sökanden som driver annonsdatabasen ska vara lämp-lig. Någon ytterligare konkretisering av vad som avses med lämplighet finns inte i vare sig lagen eller FUS.

Lämplighetsprövningen kan därmed omfatta en mängd olika aspekter och saknar absoluta uteslutningsgrunder. Det medför att en lämplighetsprövning utgör en helhetsbedömning av relevanta aspekter. För att öka transparensen och förutsägbarheten har Konkurrensverket i föreskrifterna för ansökningsförfarandet pekat ut vilka aspekter som verket avser att granska vid bedömningen av lämplighetskriteriet. De kan sammanfattas i att sökanden:

  • ska ha en ekonomisk långsiktighet och stabilitet
  • inte ska vara försatt i konkurs eller har obetalda förfallna skulder avseende skatter och sociala avgifter
  • inte ska vara dömd för brott som framgår av 13 kap. 1 § LOU eller gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen
  • ska ha förvärvat kunskap om eller erfarenhet av regelverket för annonsering av offentliga upphandlingar.

Uppgifterna i ansökan utgör därmed inte uteslutningsgrunder utan underlag för den bedömning av lämpligheten som Konkurrensverket ska göra i handläggningen av ansökningarna. Någon ytterligare konkretisering eller framtagande av absoluta minimikrav kommer Konkurrensverket därför inte göra.

Rättssäkerheten skyddas i och med att ett avslag på ansökan på grund av bristande lämplighet är ett överklagbart beslut. Beslutet måste motiveras och kan överklagas till Förvaltningsrätten i Stockholm som får pröva om Konkurrensverkets bedömning varit korrekt.

Funktionalitet

6. Vad är en funktion för meddelanden genom Europeiska unionens publikationsbyrå?

I 7 § första stycket 2 LUS finns kravet på funktioner som möjliggör för upphandlande myndigheter att uppfylla sina skyldigheter vid offentliggörande av annonser och meddelanden genom Europeiska unionens publikationsbyrå.

Syftet med kravet är att säkerställa att upphandlande myndigheter kan uppfylla annonseringskraven enligt upphandlingsdirektiven när de annonserar en upphandling över tröskelvärdet. Eftersom kravet är satt till att Konkurrens¬verket kan anta att kravet är uppfyllt innehåller prövningen ofrånkomligen ett visst mått av sannolikhetsbedömning.

Den som är eSender till TED kan antas ha en fungerande överföring av uppgifterna till Europeiska publikationsbyrån men behöver förklara hur de säkerställer att publiceringstiderna hålls.

För den som inte är eSender beror det bl.a. på omfattningen av annonserade upphandlingar över tröskelvärdet vad som kan vara en funktion som Konkurrensverket kan anta kommer fungera. Är omfattningen liten kan en funktion vara en fastställd rutin för en manuell hantering för att fylla i annonserna i det webbformulär som finns för annonser i TED och säkerställa publiceringstiderna, förutsatt att det är känt för de upphandlande myndigheter och enheter som använder annonsdatabasen att det är en manuell hantering.

7. Hantering av och ansvar för känsliga uppgifter i en registrerad annonsdatabas

Regelverket för upphandlingsstatistik berör inte och har därmed inte förändrat ansvaret för känsliga uppgifter och hur de ska hanteras vid offentliga upphandlingar och i en annonsdatabas eller ett upphandlingsverktyg.

Regelverket för upphandlingsstatistik berör inte och förändrar därmed inte heller ansvaret för och hanteringen av uppgifter som omfattas av sekretess eller tystnadsplikt alternativt är säkerhetsskyddsklassificerade.

Bestämmelsen i 14 d § upphandlingsförordningen som träder i kraft den 1 januari 2021 klargör att uppgifter som omfattas av sekretess eller tystnadsplikt alternativt är säkerhetsskyddsklassificerade inte ska anges i annonser om upphandling.

Upphandlingsmyndighetens föreskrifter är ännu inte beslutade så vi kan inte besvara frågor om funktionskrav i deras remitterade versioner av föreskrifterna, sådana frågor ställs lämpligen till UHM.

8. Det borde ställas särskilda krav på annonsdatabaser inom t.ex. vård och omsorg där det vid upphandlingar kan förekomma mycket känslig information om enskilda individer vid upphandlingar

En annonsdatabas kan registreras om den kan ta emot och publicera annonser enligt minst en av upphandlingslagarna, se 7 § första stycket 1 LUS. Någon ytterligare avgränsning till registrering för ett särskilt branschområde inom en upphandlingslag finns inte i dagsläget.

Syftet med regelverket om upphandlingsstatistik är att möjliggöra insamling av uppgifter om offentliga upphandlingar för statistikändamål genom att samla in uppgifter från och om annonser. Därför är kravställningen för registrering av en annonsdatabas den samma oavsett om annonsdatabasen kan ta emot och publicera annonser enligt en eller flera av de uppräknade lagarna och EU-förordningen.

Det är i LUS och i FUS samt Upphandlingsmyndighetens föreskrifter som krav på annonsdatabasens funktionalitet och tekniska prestanda kan ställas. Konkurrensverket har ett mandat att besluta om verkställighetsföreskrifter om handläggningen av ärenden vilket innebär att verket inte kan tillföra något väsentligt nytt utöver det som framgår av lag och förordning. Om det ska ställas särskilda krav avseende funktionalitet eller teknisk prestanda på annonsdatabaser utifrån t.ex. i vilken omfattning de förväntas hantera känsliga uppgifter kan detta regleras i lagen eller förordningen eller i föreskrifter som meddelas av Upphandlingsmyndigheten.

Tillgänglighet

9. Är samtliga användares behov ett uttryck för samtliga upphandlande enheter och myndigheter som finns eller för de som specifikt använder aktuell annonsdatabas?

Upphandlande myndigheters och enheters användning av annonsdatabasen bygger på ett avtalsförhållande mellan den registrerade annonsdatabasen och den upphandlande myndigheten eller enheten. Det finns därmed inget som hindrar att en registrerad annonsdatabas begränsar vilka upphandlande myndigheter och enheter man vänder sig till och erbjuder sina tjänster. Om t.ex. en upphandlande myndighet registrerar en egen annonsdatabas finns ingen skyldighet för den att ta emot och publicera andra upphandlande myndigheters och enheters annonser.

Annonsdatabaserna är två-sidiga och själva syftet är att offentliggöra annonserna och att det ska vara lätt att hitta annonserna för potentiella anbudsgivare och andra intresserade. Därmed innefattar begreppet samtliga användare inte enbart den ena sidan, dvs. upphandlande myndigheter och enheter. Begreppet innefattar även de som på andra sidan av olika skäl är intresserade av och söker efter upphandlingar bland annonserna. Det tydliggörs av kravet på möjligheter för fysiska personer att kostnadsfritt söka i annonsdatabasens utbud av publicerade annonser, se 7 § FUS.

Serviceskyldighet

10. Vilken service ska kundservicen erbjuda? Är det reglerat eller oreglerat hur inkomna frågor ska hanteras, t.ex. tidsram och per telefon eller mejl?

I FUS har serviceskyldigheten inte konkretiserats mer än att det ska finnas en kundtjänst för samtliga användare dit de ska kunna vända sig med frågor och synpunkter (se 8 §).

Upphandlingsmyndigheten har ett mandat att meddela ytterligare föreskrifter för att konkretisera serviceskyldigheten. UHM:s föreskrifter är remitterade men ännu inte beslutade. Därför kan vi konstatera att serviceskyldigheten kan konkretiseras något gentemot upphandlande myndigheter och enheter när UHMs föreskrifter träder i kraft. Men vi kan inte besvara frågor om krav på servicenivån i deras remitterade versioner av föreskrifterna, sådana frågor ställs lämpligen till UHM.

Därmed är innehållet i serviceskyldigheten i hög grad oreglerat utöver att det ska finnas en kundtjänst dit samtliga användare kan vända sig med frågor och synpunkter. När UHMs föreskrifter träder i kraft kan innehållet konkretiserats ytterligare och då kommer vi uppdatera informationen på denna sida.

Övrigt

11. Ska anbud kunna lämnas digitalt i den registrerade annonsdatabasen?

Regelverket om upphandlingsstatistik avser enbart annonsdatabaserna, inte hela upphandlingsverktygen. Avsikten är att samla in uppgifter från och om annonserna om offentliga upphandlingar. Regelverket om upphandlingsstatistik anger inget om när och hur anbud ska lämnas i offentliga upphandlingar och det finns därmed inga krav på registrerade annonsdatabaser om hur anbud ska lämnas.

De regler som sedan tidigare finns i upphandlingslagarna om när och hur anbud ska lämnas i offentliga upphandlingar har inte påverkats av regelverket om upphandlingsstatistik.

Handläggningsprocessen för registrering

Ansökan

12. Varför hänvisar ni i föreskrifterna till ett ansökningsformulär i stället för att tillhandahålla en förteckning över innehåll som ansökan ska innehålla och låta sökanden författa ansökan på lämpligt sätt?

Vi bedömer att det medför administrativa vinster såväl för den som ansöker om registrering av en annonsdatabas som för oss som ska handlägga ansökan. I och med att det blir tydligare vilka uppgifter som sökanden ska ange i ansökan bör behovet av kompletteringar av ansökningar minimeras. Därmed kommer såväl vi som de som ansöker behöva lägga mindre tid på frågor och osäkerhet om vad en ansökan ska innehålla för att en prövning ska kunna ske. För oss förenklas även hanteringen av ansökningarna genom att de kommer in till myndigheten i ett och samma format.

För att sökanden ska kunna fylla i ansökningsformuläret på sin dator är formuläret skapat i ett Word-dokument. Inledningsvis finns ansökningsformuläret enbart i Word-format men när ansökningsformuläret justeras med anledning av Upphandlingsmyndighetens föreskrifter är avsikten att även öppna ett webbformulär för ansökan.

13. Varför har Konkurrensverket inte en helt digitaliserad ansökningsprocess?

På Konkurrensverket pågår ett arbete för att öka digitaliseringen av verkets samt-liga handläggningsprocesser. För att hushålla med offentliga medel behöver detta utvecklingsarbete genomföras sammanhållet för flera olika processer inom verket. En följd av det är att ansökningsförfarandet inledningsvis inte kommer vara fullt ut elektroniskt.

Eftersom uppgifterna om faktiska förhållanden ska lämnas på heder och samvete behövs en sanningsförsäkran från en behörig person för sökanden. I dagsläget har Konkurrensverket inte någon möjlighet till e-tjänster och digitala signaturer varför sanningsförsäkran behöver skrivas ut och postas eller lämnas in till Konkurrensverket.

Inledningsvis finns ansökningsformuläret enbart i Word-format. Men när Upphandlingsmyndighetens föreskrifter trätt i kraft behöver ansökningsformuläret uppdateras utifrån de krav som tillkommer. I samband med den uppdateringen är det vår avsikt att även erbjuda ett webbformulär för ansökan.

14. Måste jag skriva ut ansökan och skicka den med brev eller bud till er?

Bilaga 1 Försäkran behöver skrivas ut och undertecknas, därför är den bilagan det enda dokument du måste skicka i fysisk form till oss. Resten av ansökan och bilagorna kan skickas på flera olika sätt. Du kan:

  1. skicka det ifyllda ansökningsformuläret med bilagorna via mejl till vår registratur, registrator@kkv.se,
  2. skriva ut ansökningsformuläret och bilagorna och skicka det i fysisk form till vårt kontor eller
  3. skicka det ifyllda ansökningsformuläret med bilagorna digitalt via vårt filöverföringsverktyg.

Prövningen av ansökan

15. Kan prövningen av ansökan om registrering ske i två steg där sökanden först blir godkänd och därefter utvecklar de funktioner som annonsdatabasen ska ha?

Enligt regelverket om upphandlingsstatistik och reglerna för annonsering av offentliga upphandlingar är en registrerad annonsdatabas godkänd och kan användas av upphandlande myndigheter direkt efter att beslut om registrering har fattats.

Varken LUS eller FUS innehåller några regler kring registrering med förbehåll, t.ex. förutsatt att annonsdatabasen i framtiden uppfyller de krav som ställs, eller ett tvåstegsförfarande. De krav som i lagen, förordningen och Upphandlingsmyndighetens föreskrifter ställs på annonsdatabasen ska vara uppfyllda vid beslutstillfället. Därmed saknas utrymme för Konkurrensverket att fatta beslut om registrering med förbehåll eller en ordning med ett tvåstegsförfarande.

Frågor och svar angående ansöknings- och registeravgift

Varför har Konkurrensverket beslutat om två föreskrifter om betalning med olika tidpunkter för att träda i kraft?

Konkurrensverket har valt att införa föreskrifterna om betalning av avgifter i två steg. Skälet till detta är att någon registeravgift inte kommer tas ut under hösten 2020. Att vi valt att redan nu besluta även om ändringen av föreskrifterna som träder i kraft först den 1 januari 2021 är för att det ger en helhetsbild och därmed större tydlighet om hur föreskrifterna ska se ut.

Föreskrifterna som träder i kraft den 1 juli 2020 innehåller därmed de övergripande paragraferna samt de paragrafer som avser ansökningsavgiften. I ändringen av föreskrifterna som träder i kraft den 1 januari 2021 återfinns de paragrafer som avser registeravgiften till.

Måste Konkurrensverket ta ut en ansökningsavgift och en registeravgift?

Även om det i 11 § lagen om upphandlingsstatistik anges att registermyndigheten får ta ut en avgift framgår det av 9 § förordningen om upphandlingsstatistik att Konkurrensverket ska ta ut både en ansökningsavgift och en registeravgift. Konkurrens¬verket kan därmed inte välja om avgifterna ska tas ut eller inte eftersom det genom regeringens beslut om förordningen har bestämts att dessa avgifter ska tas ut.

Kan Konkurrensverket bestämma storleken på ansökningsavgiften och registeravgiften?

I 9 § förordningen om upphandlingsstatistik anges att ansökningsavgiften ska motsvara avgiftsklass 7 i 10 § avgiftsförordningen och att registeravgiften är en årlig avgift om 22 500 kr.

Konkurrensverkets bemyndigande i 12 § förordningen om upphandlingsstatistik ger oss möjligheter att meddela verkställighetsföreskrifter om betalning av avgifterna, bemyndigandet omfattar därmed inte att besluta om avgifternas storlek.

Sammantaget innebär det att Konkurrensverket inte kan ändra storleken på vare sig ansökningsavgiften eller registeravgiften eftersom storleken på avgifterna har bestämts när regeringen beslutade om förordningen.

Relaterad information

Senast uppdaterad: