Vid utformning av förfrågningsunderlaget

Mindre företag har ofta ont om tid och begränsade resurser för att utforma sina anbud i enlighet med myndighetens krav. Utforma därför förfrågningsunderlaget så tydligt och strukturerat som möjligt så att även dessa företag har möjlighet att lämna anbud.

  • Klargör tydligt vad som är ett krav, vad kravet innebär och att följden av att inte uppfylla samtliga krav leder till att anbudet förkastas.

  • Ha inte för korta anbudstider och förläng dem med hänsyn till helgdagar så att leverantörerna får tillräcklig tid för att utforma ett väl utarbetat anbud. Det kan finnas behov för en leverantör att överväga att gruppera sig och att åberopa annans kapacitet. Ta hänsyn till hur komplicerad upphandlingen ifråga är, eventuellt behov hos leverantören att anlita underleverantörer och hur lång tid leverantörerna kan antas behöva för att utarbeta anbuden. Tänk på att tidsfristerna som anges i upphandlingslagstiftningen är minimitider.

  • Överväg noga vid varje enskild upphandling sambandet mellan kvalifikationskraven (krav på leverantörens lämplighet) och det som ska upphandlas för att undvika att onödiga krav ställs. Av proportionalitetsprincipen följer att samtliga krav i förfrågningsunderlaget ska stå i proportion till upphandlingens storlek och värde, samt vara relevanta för föremålet för kontraktet. Viktigt är att kraven anpassas till den aktuella upphandlingen med hänsyn till upphandlingens art och omfattning.

  • Var flexibel och ge utrymme för leverantörerna att komma med idéer och var öppen för alternativ. De tekniska specifikationerna kan antingen utformas som prestanda- eller funktionskrav eller vara utformade genom hänvisning till olika standarder.

    Fördelen med att utforma de tekniska specifikationerna genom prestanda- eller funktionskrav är att friheten för anbudsgivarna att utveckla nya produkter eller tjänster ökar.
  • Om myndigheten inte kan beskriva föremålet för upphandlingen tillräckligt preciserat och begripligt utan en hänvisning till ett visst varumärke eller ursprung får en sådan hänvisning ske. Upphandlingslagstiftningen ställer då krav på att myndigheten ska ange att de accepterar likvärdiga alternativ till de produkter eller tjänster som efterfrågas. Det ger ytterligare incitament för leverantörerna att presentera innovativa lösningar.
  • Vid varje upphandling bör upphandlande myndigheter undvika onödiga eller konkurrenshämmande krav i de kommersiella och administrativa avsnitten. Begär endast in de dokument som är nödvändiga och lämpliga för den aktuella upphandlingen.
  • Myndigheten bör överväga att i större utsträckning ta eget ansvar för att inhämta nödvändig information om anbudsgivarnas lämplighet när det gäller ekonomisk ställning samt teknisk och yrkesmässig kapacitet. Checklistor som anpassas till den aktuella upphandlingen kan vara lämpliga att använda för krav på formell dokumentation. Om det är möjligt, bör dokument som en anbudsgivare lämnat till den upphandlande myndigheten i en annan upphandling återanvändas, förutsatt att dessa dokument fortfarande är giltiga och relevanta för den aktuella upphandlingen.
  • Överväga att, när det anses lämpligt, använda tilldelningsgrunden det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet snarare än pris. Detta kan göra det möjligt att ta hänsyn till kvalitet och tekniska fördelar. Det kan innebära att inte enbart de direkta kostnaderna med ett anbud värderas, utan även kontraktsföremålets livscykelkostnad. För anbudsgivare kan detta ge incitament till att erbjuda innovativa och bättre produkter.

    Det är också viktigt att den upphandlande myndigheten i förfrågningsunderlaget preciserar de utvärderingskriterier som används så att leverantörerna förstår vad som avses.

Relaterad information

Senast uppdaterad: