Offentlighet och sekretess

Offentlighetsprincipen - utlämnande av handlingar

Offentlighetsprincipen innebär att myndigheters verksamhet ska ske på ett öppet sätt. Grunden i offentlighetsprincipen utgörs av den s.k. handlingsoffentligheten som går ut på att varje svensk medborgare har rätt att ta del av allmänna handlingar. Vad som är en allmän handling framgår av tryckfrihetsförordningen (2 kap. 1 § TF). Begreppet handling innefattar varje informationsinnehåll hos en myndighet som fixerats på något slags medium, oavsett i vilken form det framträder. För att handlingen ska vara allmän fordras att den förvaras hos myndigheten och är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndigheten.

Statliga företag omfattas inte av offentlighetsprincipen

Statliga företag som är upphandlande myndigheter omfattas normalt inte av offentlighetsprincipen. Dessa bolag omfattas endast av skyldigheten att lämna information om tilldelningsbeslutet som regleras i 9 kap. 9 § LOU. Någon skyldighet att lämna ut handlingar eller i övrigt lämna upplysningar om en avslutad upphandling föreligger inte.

Sekretess

I offentlighets- och sekretesslagen(2009:400) (OSL) finns begränsningar i rätten att ta del av allmänna handlingar. Sekretess innebär ett förbud att röja en uppgift, vare sig det sker muntligen, genom utlämnande av en allmän handling eller på något annat sätt (3 kap. 1 § OSL).
En allmän handling är antingen (helt eller delvis) offentlig eller sekretessbelagd (hemlig). Handlingen kan bara vara sekretessbelagd och hållas hemlig om det finns stöd för det i någon bestämmelse i offentlighet- och sekretesslagen (OSL) eller i annan lag dit OSL hänvisar. I annat fall är handlingen offentlig och ska på begäran lämnas ut.

När blir förfrågningsunderlaget allmän handling

Ett förfrågningsunderlag är inte en allmän handling förrän i samband med att upphandlingen har annonserats. Före denna tidpunkt är förfrågningsunderlaget att betrakta som internt arbetsmaterial. Det är således inte en allmän handling, även om det skulle vara färdigställt. Vid selektiv upphandling, förhandlad upphandling och urvalsupphandling är förfrågningsunderlaget inte offentligt förrän det expedieras och skickas ut till den eller de anbudssökande som kvalificerat sig för att få lämna anbud.

Absolut sekretess

Vid offentlig upphandling råder som huvudregel absolut sekretess fram till dess att den upphandlande myndigheten beslutat att tilldela kontraktet till en viss leverantör eller anbuden dessförinnan offentliggjorts. Detta innebär att uppgifter som rör anbud och anbudsansökningar inte i något fall får lämnas till någon annan än den som lämnat anbudet eller ansökningen innan alla anbud offentliggjorts eller beslut om leverantör och anbud fattats (tilldelningsbeslut) eller när myndigheten avslutar upphandlingen på annat sätt, t.ex. avbryter den (19 kap. 3 § andra stycket OSL). När det råder absolut sekretess saknar det betydelse om utlämnande av en viss uppgift i och för sig bedöms som harmlöst – det är alltid förbjudet att röja uppgifter som omfattas av absolut sekretess. Ett anbud anses inte inkommet till myndigheten, och är därmed inte en allmän handling, före den tidpunkt som har bestämts för öppnandet (2 kap. 6 § TF). Ett syfte med den absoluta sekretessen vid upphandlingar är att undvika anbudskarteller.

Exempel: uppgifter om vilka som har begärt ut förfrågningsunderlaget eller vilka som har kommit in med anbudsansökningar är hemliga under pågående upphandling. Det är inte heller tillåtet att ange hur många anbudsansökningar eller anbud som har inkommit innan upphandlingen är avslutad. Den upphandlande myndigheten får vid en eventuell förhandling inte heller avslöja något om t.ex. prisnivåer i konkurrenters anbud till en viss anbudsgivare i syfte att pressa priserna i dennes anbud. Inte heller får namnen på konkurrerande leverantörer röjas.

Utlämnande av allmän handling efter att den absoluta sekretessen upphört

För de upphandlande myndigheter som omfattas av offentlighetsprincipen, d.v.s. statliga myndigheter, landsting och kommuner samt kommunala och landstingsägda bolag, gäller att leverantörer och andra har rätt att få ta del av handlingarna i upphandlingen, om så begärs. Avsikten med denna möjlighet är att en leverantör med hjälp av informationen i tilldelningsbeslutet ska kunna avgöra om upphandlingen gått rätt till. Om en leverantör anser att upphandlingen är behäftad med fel på något sätt kan leverantören ansöka om överprövning av upphandlingen i förvaltningsrätt (länk till överprövningssidan).

Trots att den absoluta sekretessen upphört innebär det inte att den upphandlande myndigheten kan lämna ut uppgifter om leverantörerna eller de anbud som inkommit utan att pröva om sekretess fortfarande föreligger enligt någon bestämmelse i OSL. Sekretess kan gälla till skydd för det allmännas ekonomiska intresse (19 kap. 3 § första stycket första meningen OSL) eller till skydd för enskildas ekonomiska intresse (31 kap. 16 § första stycket OSL). Även andra sekretessbestämmelser kan vara tillämpliga. För det fall någon begär att få ta del av uppgifter och handlingar och det inte finns stöd att sekretessbelägga uppgifterna ska handlingen lämnas ut genast eller så snart det är möjligt.

Exempel: Uppgifter från anbud om vilka omständigheter som legat till grund för ett tilldelningsbeslut ska i regel kunna lämnas ut utan att det allmänna eller någon enskild lider skada. Priset i det vinnande anbudet anses i regel inte vara föremål för sekretess.

Om någon begär ut handlingar, exempelvis i ett upphandlingsärende, är (den upphandlande) myndigheten skyldig att skyndsamt pröva om sekretess gäller för några uppgifter i handlingarna. Sekretess gäller normalt inte för hela handlingen, utan endast för de uppgifter i en handling vars röjande kan skada det allmännas eller enskildas ekonomiska intressen. Detta innebär att de uppgifter som är sekretessbelagda maskeras av myndigheten, men att handlingen i övrigt lämnas ut. En leverantör bör redan i sitt anbud ange vilka uppgifter han anser omfattas av sekretess och skälen till detta. Det underlättar myndighetens sekretessprövning. Det är viktigt att komma ihåg att det är myndigheten som prövar och beslutar vilka uppgifter som anses omfattas av sekretess. Den upphandlande myndigheten kan således inte i förväg garantera att uppgifter i anbud ska behandlas ”konfidentiellt”.

Ett beslut om att inte lämna ut en uppgift i en handling i ett upphandlingsärende kan överklagas till kammarrätten. Vidare kan förvaltningsdomstol i ett pågående mål besluta om ett s.k. editionsföreläggande som innebär att den upphandlande myndigheten tvingas lämna ut vissa uppgifter till domstolen (20 § förvaltningsprocesslagen). Editionsföreläggande kan normalt sett beslutas av domstolen trots att de uppgifter eller handlingar som hämtas in genom edition omfattas av sekretess hos den upphandlande myndigheten.

Relaterade länkar
Offentlighets- och sekretesslagen
Tryckfrihetsförordningen