Dokumentation

En upphandlande enhet ska dokumentera skälen för sina beslut och vad som i övrigt förekommit av betydelse vid upphandlingsförfarandet. Dokument som bör bevaras är exempelvis annons, förfrågningsunderlag, sändlista, öppningsprotokoll, anbudsansökningar, anbud, tjänsteanteckningar avseende kontakter med leverantörer (exempelvis förhandlingsprotokoll), utvärderingsprotokoll och handlingar som utvisar motiven för val av anbudsgivare och leverantör respektive skälen för förkastande av anbudsansökningar och anbud.

När en upphandling har avslutats ska en upphandlande enhet som är en myndighet och som omfattas av arkivlagen iaktta kraven i denna. Övriga upphandlande enheter ska på betryggande sätt förvara anbudsansökningar och anbud med tillhörande beskrivningar, modeller och ritningar samt anbudsförteckningar, sammanställningar och liknande. Handlingarna ska bevaras minst fyra år från den dag kontraktet tilldelades.