Dokumentation och bevarande av handlingar

En upphandlande myndighet ska dokumentera skälen för sina beslut och vad som i övrigt förekommit av betydelse vid upphandlingsförfarandet (9 kap. 13 § och 15 kap. 20 § LOU).

Dokument som bör bevaras är exempelvis annons, förfrågningsunderlag, sändlista, öppningsprotokoll, anbudsansökningar, anbud, tjänsteanteckningar avseende kontakter med leverantörer (t.ex. förhandlingsprotokoll), utvärderingsprotokoll och handlingar som utvisar motiven för val av anbudsgivare och leverantör respektive skälen för förkastande av anbudsansökningar och anbud.

När en upphandling har avslutats ska de upphandlande myndigheter som omfattas av arkivlagen iaktta kraven i denna. Övriga myndigheter ska enligt LOU på betryggande sätt förvara anbudsansökningar och anbud med tillhörande handlingar såsom beskrivningar, modeller och ritningar m.m. Handlingarna ska bevaras minst fyra år från den dag då kontraktet tilldelades.

Relaterade länkar
Arkivlagen (1990:782)