Förfrågningsunderlaget

Förfrågningsunderlaget är det underlag för anbud som en upphandlande myndighet tillhandahåller en leverantör inför en upphandling. Till förfrågningsunderlaget hör även de handlingar som kompletterar det.

I ett förfrågningsunderlag ska den upphandlande myndigheten beskriva föremålet för upphandlingen, det vill säga vad som ska upphandlas, och vilka krav som den upphandlande myndigheten ställer på leverantören. Förfrågningsunderlaget ska även innehålla en beskrivning av hur utvärderingen av anbuden ska gå till samt vilka andra villkor som kommer att gälla.

Alla krav och villkor som den upphandlande myndigheten ställer upp måste vara förenliga med de grundläggande EU-rättsliga principerna om likabehandling och icke-diskriminering, proportionalitet, transparens och ömsesidigt erkännande. Det innebär bland annat att kraven måste vara rimliga och ha ett samband med det som ska upphandlas, att alla leverantörer ska ges lika förutsättningar och att den upphandlande myndigheten öppet publicerar upphandlingen och lämnar insyn.

Kraven och villkoren måste också vara utformade på ett sätt som gör det möjligt för den upphandlande myndigheten att följa upp och kontrollera att leverantörerna uppfyller dem.

Det är viktigt att den upphandlande myndigheten noggrant formulerar förfrågningsunderlaget så att det blir fullständigt och tydligt, eftersom detta som huvudregel inte får ändras under upphandlingens gång. Om en upphandlande myndighet under upphandlingen finner det nödvändigt att väsentligen ändra kraven måste upphandlingen normalt göras om från början. Läs mer om avbrytande av upphandling.

Ett väl utarbetat förfrågningsunderlag med en tydlig struktur underlättar för leverantörerna i arbetet med att utarbeta anbud, men också för myndigheten vid utvärderingen av anbuden och vid utformningen av avtalet med vald leverantör. Av vikt är också att det framgår vad som är ett obligatoriskt krav, vad kravet innebär och att följden av att inte uppfylla samtliga krav är att anbudet förkastas.

Om en leverantör inte förstår eller anser att förfrågningsunderlaget är oklart bör den upphandlande myndigheten kontaktas för ett eventuellt förtydligande.

Ett förfrågningsunderlag består av:


Krav på leverantören

För att göra en bedömning av vilka leverantörer som har tillräcklig förmåga att leverera de varor eller utföra de tjänster eller byggentreprenader som upphandlingen gäller ska den upphandlande myndigheten kontrollera lämpligheten hos de leverantörer som inte uteslutits enligt de obligatoriska eller frivilliga uteslutningsgrunderna (10 kap 1 § respektive 2 § LOU).

Detta innebär att myndigheten kontrollerar leverantörernas lämplighet vad avser deras ekonomiska och finansiella ställning samt tekniska och yrkesmässiga kapacitet (11 kap. LOU). För varje krav som ställs ska den upphandlande myndigheten redogöra för leverantörerna hur de ska visa att de uppfyller kraven. Varje krav ska alltså ha ett bevis kopplat till sig. Den förteckning över bevis som återfinns i lagtexten är uttömmande och några andra bevis kan inte begäras in.

Den upphandlande myndigheten ska endast ställa sådana krav på leverantören som myndigheten anser vara nödvändiga och ändamålsenliga i förhållande till det som ska upphandlas.

Tekniska specifikationer

För att leverantörerna ska kunna förstå vad den upphandlande myndigheten efterfrågar krävs ofta att myndigheten beskriver föremålet för upphandlingen i en teknisk specifikation eller en uppdragsbeskrivning.

Den tekniska specifikationen får normalt inte hänvisa till ett visst varumärke eller ursprung. Om den upphandlande myndigheten inte kan beskriva föremålet för upphandlingen tillräckligt preciserat och begripligt utan en sådan hänvisning, får det göras under förutsättning att tillägg sker av orden ”eller likvärdig”.

Den tekniska specifikationen kan antingen utformas som prestanda- eller funktionskrav eller, genom hänvisning till olika standarder eller en kombination av detta. Det finns utarbetade standarder inom byggentreprenad-, varu-, och tjänsteområdet. Se Swedish Standards Institute (SIS) för information.

Då prestanda eller funktionskrav tillämpas kan den upphandlande myndigheten också ställa miljökrav i de tekniska specifikationerna i form av ”miljöegenskaper” (6 kap. 3 § LOU).

Miljöegenskaper kan under viss förutsättningar anges genom att, helt eller delvis, använda specifikationer för miljömärken. Den upphandlande myndigheten måste godta även andra lämpliga bevis än att en vara eller tjänst är försedd med ett miljömärke, t ex testrapporter eller intyg från ackrediterade organ (6 kap 7§ LOU). Läs mer om miljökrav i skriften ”Miljökrav i offentlig upphandling”.

Läs även mer hos Miljöstyrningsrådet, som har regeringens uppdrag att bland annat utveckla kriterier för miljöanpassad upphandling.

Administrativa bestämmelser

Av förfrågningsunderlaget eller av annonsen ska vissa administrativa bestämmelser framgå, alla formella krav för upphandlingen ska anges. De administrativa bestämmelser som enligt lag ska anges är (kap. 9 LOU):

  • vilket upphandlingsförfarande som används
  • på vilket sätt leverantören kan lämna upplysningar som myndigheten begär
  • tillåtna sätt att lämna anbud eller anbudsansökningar
  • anbudstid
  • anbudens giltighetstid

En upphandlande myndighet ska i förfrågningsunderlaget ange den tid som en anbudsgivare ska vara bunden till med sitt anbud. Vid öppet förfarande ska det anges i annonsen om upphandling.

Andra viktiga administrativa uppgifter för leverantören är:

  • kontaktperson hos den upphandlande myndigheten
  • sätt för märkning av inlämnade anbud


Kriterier för bedömning av anbud (tilldelningskriterier)

Den upphandlande myndigheten ska ange i förfrågningsunderlaget vilken utvärderingsgrund den kommer att använda sig av vid utvärderingen av anbuden.

Den upphandlande myndigheten kan antingen anta det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga för myndigheten eller det anbud som har lägst pris.

I det fall utvärderingsgrunden används för det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet ska myndigheten ta hänsyn till olika kriterier som är kopplade till föremålet för upphandlingen (t.ex. pris, leveranstid, driftkostnader, miljöegenskaper eller kvalitet). Dessa kriterier ska anges i förfrågningsunderlaget och som huvudregel viktas eller, i undantagsfall, rangordnas. (kap. 12 LOU).

Kommersiella villkor

I förfrågningsunderlaget ska de kommersiella villkoren anges, det vill säga vilka avtalsvillkor som ska gälla under avtalstiden, exempelvis betalnings- och leveransvillkor.

Särskilda villkor för fullgörande av kontrakt

Den upphandlande myndigheten får ställa särskilda sociala, miljömässiga eller andra villkor för hur ett kontrakt ska fullgöras. Sådana villkor ska anges i förfrågningsunderlaget eller i annonsen om upphandlingen. Exempel på särskilda villkor kan vara att en antagen leverantör ska tillhandahålla praktikplatser för arbetslösa eller att en transporttjänst ska genomföras med fordon med viss miljöprestanda (6 kap. 13§ LOU).

De särskilda kontraktsvillkoren måste vara proportionella i förhållande till kontraktet i övrigt. De kan därför endast avse den del av leverantörens verksamhet som är kopplat till utförandet av kontraktet och får heller inte vara diskriminerande för utländska leverantörer eller inkräkta på friheten att tillhandahålla tjänster.