Kontakter med leverantörer
Det är viktigt att föra en kontinuerlig dialog med företag på marknaden både före, under och efter upphandlingsprocessen och att ge leverantörerna tydlig och lättillgänglig information.
Den upphandlande myndigheten bör tänka på följande:
- Informera dig om de förutsättningar som gäller för leverantörer och produkter på den aktuella marknaden genom en noggrann marknadsundersökning. En upphandlande myndighet som saknar tillräcklig kunskap om den aktuella marknaden riskerar att ställa krav i upphandlingen som marknaden inte kan leva upp till.
Det är ofta angeläget att inhämta kunskap om marknaden i dialogen med tänkbara leverantörer, det kan handla om eventuella krav i förfrågningsunderlag eller betalningsvillkor. Informationen inhämtas normalt innan upphandlingen påbörjas för att resultatet av dialogen ska kunna påverka utformningen av förfrågningsunderlaget.
I kontakten med tänkbara leverantörer är det viktigt att uppge att upphandlingen inte har påbörjats och att diskussionen inte är en förhandling med leverantören utan just en diskussion inför en upphandling i konkurrens. Principerna om likabehandling och icke-diskriminering innebär bland annat att en leverantör inte får gynnas i förhållande till andra.
- Var öppen med att ta emot frågor om pågående upphandlingar. Det förutsätter ofta att en kontaktperson anges som är tillgänglig under processens gång. Samtliga leverantörer måste dock få samma information vid samma tillfälle, i enlighet med likabehandlingsprincipen och med beaktande av sekretessreglerna.
- Ge leverantören så mycket information som möjligt om varför de inte tilldelades upphandlingskontraktet. Marknaden stimuleras därmed till förbättringar inför nästa upphandling. Samma effekt uppnås genom att de upphandlande myndigheterna efterannonserar tilldelade kontrakt. Det är viktigt att sådan annonsering innehåller alla efterfrågade uppgifter, exempelvis pris på tilldelat kontrakt.
- Tillåt elektronisk kommunikation när det är möjligt. Mer information om elektroniska medel.