Ny rapport kartlägger särredovisning av kostnader i kommunal verksamhet

Forskarna Carl-Johan Petri och Nils-Göran Olve har på uppdrag av Konkurrensverket samlat in exempel på ett antal kommuners konkreta erfarenheter av särredovisning av kostnader. Utgångspunkten för studien har varit den ofta återkommande frågan från politiker, tjänstemän, myndigheter, massmedia och medborgare: ”Vad kostar det?”

Publicerad i Konkurrensverkets nyhetsbrev 9 mars 2017

Carl-Johan Petri och Nils-Göran Olve svarar här på frågor med utgångspunkt i rapporten Särredovisning av kostnader i kommunal verksamhet.

Varför särredovisas kostnader och vem efterfrågar informationen?

I vår studie har vi identifierat tre olika typer av intressenter som kan begära information från en organisation om andra kalkylobjekt än de som följs upp i den löpande rapporteringen. I kommuner kan till exempel politiker i kommunstyrelsen, nämnder eller fullmäktige be att få veta vad olika områden i verksamheten kostar.

I en av kommunerna som vi besökte ställde till exempel politikerna frågan vad ”hemlösheten” kostar kommunen. Detta krävde både ett noggrant analytiskt förarbete för att bestämma vad som menas med hemlöshet och vilka kostnader som är rimliga att knyta till det, samt en del ny datainsamling för att mäta hur stora resurser som ägnades åt sådant arbete. Kommunens controller kunde efter detta arbete ge ett grovt besked om vad ett så diffust begrepp kostade.

Utanför organisationen kan till exempel myndigheter begära information om vad vissa saker kostar – exempelvis när Konkurrensverket begär in uppgifter om kostnaderna för något som en kommun säljer externt, för att kunna avgöra om priset är rimligt i förhållande till kostnaderna.

Även medborgare och massmedia kan be att få veta vad olika saker kostar i en kommun. En vanlig fråga från massmedia är till exempel hur mycket kommunen gör av med på representation.

Vid våra intervjuer har vi funnit att ekonomerna behandlar frågor från dessa olika intressenter lite olika. När politikerna frågar är ekonomerna angelägna att ge ett så användbart svar som möjligt, även om svaret ibland bara är en grov uppskattning.

När en granskande myndighet frågar är ekonomerna angelägna att svaret ska vara så rätt som möjligt, och om det är svårt att ge ett tillförlitligt svar, kan de verka ovilliga att svara.

Är det massmedia eller medborgare som frågar, svarar ekonomer helst med standardrapporter som är ”kvalitetssäkrade” genom tydliga redovisningssystem och granskade av interna och externa revisorer.

Vad krävs för att särredovisa kostnader?

Det viktigaste är att sändare och mottagare av kostnadsinformationen är överens om vad den betyder. Ju kortare avståndet är mellan ekonomen som tar fram siffrorna och de som använder dem, desto lättare är det för ekonomerna att förklara vad siffrorna står för och hur de kan användas.

Relationen mellan ekonomer och användare är ömsesidig; användarna måste förstå kvaliteten på siffrorna och vad de kan användas till, och omvänt behöver ekonomen veta vad mottagaren vill ha siffrorna till och hur de ska användas.

Statistiska Centralbyrån (SCB) är till exempel en extern beställare av intern kostnadsinformation från svenska kommuner i form av det så kallade Räkenskapssammandraget (RS). För att siffrorna ska vara reliabla måste SCB veta villkoren för hur de har sammanställts i respektive kommun, och i intervjuerna har det visat sig att kommunernas intresse för att rapportera in uppgifterna till SCB påverkas av om de vet vad uppgifterna används till. Ekonomer som vet hur kostnadsinformationen används verkar vara mer angelägna att rapportera in siffror med hög kvalitet.

I takt med att en allt större del av en organisations kostnadsmassa är fast, inte berörs i någon större utsträckning av verksamhetens volym, blir behovet av valida kalkylmodeller allt större. När en fast kostnad ska fördelas ut till relevanta kalkylobjekt, till exempel organisatoriska enheter, produkter eller processer, görs detta enligt en vald logik.

Det finns sällan något entydigt kausalsamband mellan kostnad och kalkylobjekt, vilket innebär att den som upprättar kalkylmodellen måste dokumentera vilka antagande som ligger bakom de fördelningsnycklar som används.

I många organisationer är personalkostnaden en fast kostnad; personalen har fast månadslön oavsett vad de jobbar med. För att mäta hur hög personalkostnaden är för ett visst kalkylobjekt, krävs någon form av tidrapportering som kan användas för att allokera arbetskostnaderna rätt.

Den typen av datainsamling leder dock till mer administration och kan stöta på patrull bland personalen som ombeds att rapportera vad de jobbar med, inte bara hur länge de är på jobbet.

Vilka är de viktigaste slutsatserna av studien?

De sju studerade kommunerna kan utan tvekan särredovisa kostnader för kalkylobjekt som inte redan följs upp i den löpande redovisningen. Denna rapportering medför dock ökade kostnader för kommunerna i form av utredningsarbete för att bestämma vad som ingår i kalkylobjektet och ofta nya rutiner för datainsamling, för att få ett bättre underlag om hur kostnaderna ska allokeras till de olika kalkylobjekten.

Ju närmare relationen är mellan den som tar fram kostnadsinformationen och de som använder den, desto bättre och mer användbart underlag kan ekonomerna producera. När avståndet ökar, och särskilt om det används i någon form av granskning, ökar kravet på beställaren att signalera vad de förväntar sig av underlaget. Detta är särskilt viktigt i situationer där kalkylmodellen är ett resultat av valda samband, som när organisatoriska samkostnader ska fördelas ut på kalkylobjekt.

Vi kan också konstatera att den mer komplexa särredovisningen av kostnader för kalkylobjekt som produkter, processer och kunder kräver engagemang från personal i verksamheten, för att kalkylmodellerna ska bli valida och att ekonomerna ska få tillgång till reliabel grunddata.

Ekonomerna kan sällan, på egen hand, ta fram denna typ av kostnadsrapporter för specifika kalkylobjekt, till skillnad från den vanliga rapporteringen om kostnader för konton i bokföringen och organisatoriska enheter som de kan ta fram på egen hand.

Publicerad i Konkurrensverkets nyhetsbrev 9 mars 2017

Särredovisning

Med särredovisning menas den uppföljning som görs vid sidan av den löpande uppföljningen. Den skiljer sig i några avseenden från ”vanlig” rapportering som till exempel sker i form av månadsbokslut och årsredovisningar.

Vanlig rapportering görs för standardiserade redovisningsobjekt, som konton i bokföringen (logiken för årsredovisningen) eller ansvarsenheter (logiken i månadsrapporteringen). Särredovisning, däremot, kan göras för vilka kalkylobjekt som helst; till exempel rapportera om kostnaderna för en process som spänner över olika organisatoriska enheter, en produkt (självkostnads- eller ABC-kalkyler) eller en kund/kundkategori.

Särredovisning görs inte heller i samma tydliga rytm som den vanliga rapporteringen vilken utförs per månad, kvartal och år. Kostnader för specifika kalkylobjekt kan rapporteras vid behov, då och då, eller mer regelbundet. En stor skillnad mellan att redovisa kostnader enligt en etablerad norm, som sker i den vanliga rapporteringen, och att särredovisa kostnader är dels att särredovisningen kräver att organisationen själv definierar vad som ska ingå i kalkylobjektet, dels att organisationen kan mäta och registrera kostnader för dessa nya kalkylobjekt.

För den vanliga redovisningen, däremot, finns etablerade rutiner för att bokföra all relevant information som behövs för att rapportera om kostnader. Dessutom finns det tydliga definitioner av vad som menas med redovisningsobjekten i den löpande redovisningen. Bokföringslagen och skatteverket har till exempel bestämt hur olika utbetalningar ska konteras i redovisningen och de interna attestreglerna definierar tydligt vem som ska bära kostnader för vad.

Relaterad information

Senast uppdaterad: